PDF-Rechnung per Mail und Aufbewahrungspflicht

Mit Aufhebung der EIDI-V per 1. Januar 2018 mit Verweis auf GeBüV und der Beweismittelfreiheit im Mehrwertsteuerrecht ist das Anbringen einer Signatur auf elektronischen Rechnungen nicht mehr notwendig. Somit wurde auch in der Schweiz die rechtliche Grundlage für PDF-Rechnungsstellung mit Versand E-Mail geschaffen.

Für das Gewerbe und Kleinunternehmen ist die Möglichkeit des elektronischen Versands von PDF-Rechnungen eine erkennbare Erleichterung. Dennoch hält sich hartnäckig das Gerede, Rechnungen mit elektronischer Signatur zu versehen und die Ablage in «gesetzeskonformen» Archivierungssystemen zu organisieren. Doch was ist nun für natürliche Personen mit Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit ein gangbarer Weg?

Gesetzliche Grundlagen

Gemäss Art. 126 Abs. 3 DBG richtet sich die Art und Weise der Buchführung und der Aufbewahrung nach den Artikeln 957 – 958f OR. Einzelheiten sind in der Verordnung des Bundesrats über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher geregelt (Geschäftsbücherverordnung GeBüV vom 24.04.2002).

Natürliche Personen mit Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit müssen der Steuererklärung beilegen:

• die unterzeichneten Jahresrechnungen (Bilanzen, Erfolgsrechnungen) der Steuerperiode; oder
• bei vereinfachter Buchführung gemäss Art. 957 Abs. 2 des Obligationenrechts: Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen der Steuerperiode.

Ist die elektronische Rechnung ohne digitale Signatur mehrwertsteuerkonform?

Elektronische Rechnungen unterliegen den gleichen rechtlichen Rahmenbedingungen wie herkömmliche Papierrechnungen und sind unter anderem mit Empfänger, Art, Gegenstand, Preis und Umfang der Leistung versehen. Die Rechnung gilt unabhängig des Formates und der Übertragungsart als Beweismittel.

Folgt die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a OR), so kann der Nachweis des Ursprungs sowie der Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet und jederzeit überprüft werden.

Ein Nachweis des Ursprungs und der Unversehrtheit (ergänzend zur ordnungsgemässen Buchführung) sind beispielsweise Bestellunterlagen und Lieferscheine, Abgleich der Rechnungsdaten mit der Buchführung (Buchungssätze), Zahlungen, Protokollierung wie E-Mailversand/Postausgang und Summenvergleiche.

Solche typischen Massnahmen sind ein verlässlicher Prüfpfad zwischen elektronischer Rechnung und dazugehöriger Leistungserbringung. Unsignierte elektronische Rechnungen, eingescannte Papierrechnung und die Papierrechnung sind gleichgestellt und dürften in der Praxis als Nachweis anerkannt werden beziehungsweise der Nachweis gilt als erbracht.

Der Artikel-Inhalt ist keine Rechtsberatung, sondern stellt die Situation dar oder zeigt mein punktuelles Vorgehen bei Kundenaufträgen. Die Angaben haben einen informativen Charakter und sollen für den Leser, die Leserin als Impuls dienen.

Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) 

Wie die Belegablage auszusehen hat, regelt Artikel 958f Absatz 4 des Obligationenrechtes: Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger. Dies hat er mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) getan.

In der GeBüV Artikel 3 wird vorgeschrieben: «Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.»

Elektronische Rechnungen (auch eingescannte Papierrechnung) gelten als geschäftsrelevante Belege und unterliegen den vorgängig genannten Anforderungen. Während der Aufbewahrungsfrist ist die Echtheit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit sicherzustellen. Dieser Nachweis kann entweder durch eine digitale Signatur oder durch einen Beweis erfolgen.

Doch was wäre für KUs nun eine machbare Methode, geschäftsrelevante Belege digital aufzubewahren – ohne Kauf einer teuren und aufwendigen Software?

Digitale Ablage: Pragmatisch, sicher

Der Verordnungstext stellt klar (GeBüV), dass das Verwenden von digitalen Signaturverfahren nur eine Möglichkeit, aber keine zwingende Voraussetzung zur Erstellung von digitalen Buchführungsdaten ist. Es gibt in der GeBüV somit keine Pflicht zur Verwendung einer digitalen Signatur.

Die GeBüV lässt zudem elektronische Informationsträger zu ohne zusätzliche Anforderungen. Das heisst, das Archivieren (Brennen) auf unveränderbare Datenträger wie zum Beispiel auf CD-ROM oder DVD-ROM ist ebenfalls als Möglichkeit zu verstehen.

Doch wie wird nun pragmatisch der Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit erbracht? Bekanntlich kann die Bestimmung auch mit einem Beweis erfolgen:

• die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung nach Art. 957a OR werden eingehalten
• das Verfahren der angwendeten Abläufe von elektronischen Belegen sind geregelt und dokumentiert (Prüfpfad)
• die Lesbarkeit der digitalen Buchführung ist erfüllt

Handling im laufenden Geschäftsjahr

Die elektronische Ablage erfolgt mit einer zweckmässigen Ordnerstruktur. Eigenerstellte PDF-Dokumente digital ablegen. Eingang in Papierformat einscannen und zuordnen und das Original unsortiert in einer Kiste ablegen.

Einzig der Geschäftsbericht, das heisst die Jahresrechnung bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblätter und Anhang (sowie der Revisionsbericht), ausdrucken und unterzeichnet physisch aufbewahren.

Digital erstelle Dokumente erst auf Verlangen ausdrucken, beispielsweise im Hinblick auf eine Revision.

Natürlich muss in jedem Fall aufgrund der individuellen Situation des Unternehmens entschieden werden.

Anschaffung eines Dokumentenverwaltungsprogramms?

Angebote und Verkäufer von Archivprogrammen und KMU-Buchhaltungssoftware sind gewieft im Handeln und taktieren mit juristischen Begrifflichkeiten. Doch prüfe, wer sich bindet.

Während zehn Jahren sind die Geschäftsbücher aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Das bedeudet, während über 10 Jahre hinweg muss das Dokumentenverwaltungsprogramm vorhanden sein, um die Belege jederzeit hervorholen zu können. Ein Ausstieg aus der Bindung wird so erschwert oder ist nur möglich mit Migrationskosten (Datenexport) und neuen Wissensaufbau.